"No se puede luchar contra la gravedad". Eso es lo que dice Andy Jassy sobre pasarse a la nube. Y como el tipo que va a tomar las riendas de CEO de Amazon de Jeff Bezos, sabe un par de cosas.

Pero para los bufetes de abogados y los equipos jurídicos de las empresas, adoptar herramientas basadas en la nube es más fácil de decir que de hacer. Con la avalancha constante de demandas competitivas a las que se enfrentan la mayoría de los abogados y asesores internos, es posible que pienses: ¿puede algún software marcar realmente la diferencia?

Nuestra respuesta: absolutamente. Pero no esperamos que se fíe de nuestra palabra.

En su lugar, nuestro objetivo es ofrecerle toda la información que necesita para decidir si la gestión documental en la nube es adecuada para su organización o equipo, incluyendo:

• Respuestas a las preguntas más frecuentes
• Conceptos erróneos sobre la nube y por qué no debe creerlos
• Principales ventajas que su equipo puede obtener de la gestión documental en la nube
• Consejos para identificar al proveedor de nube adecuado

¿Preparados? Empecemos.

¿Qué es la gestión documental en la nube?

En términos generales, los sistemas de gestión de documentos (SGD ) se refieren a las herramientas y procesos que su organización utiliza para almacenar y gestionar documentos. Históricamente, las empresas han utilizado sistemas locales, archivos compartidos y bandejas de entrada de correo electrónico para localizar, organizar y compartir documentos importantes.

Por desgracia, estos enfoques anticuados y ad hoc suelen carecer de la seguridad, la funcionalidad y la facilidad de uso que necesitan los usuarios de las empresas modernas.

Pero, por suerte, hay una forma mejor.

La gestión de documentos en la nube para bufetes de abogados y equipos jurídicos ofrece lo mejor de ambos mundos: sólidas herramientas que aumentan la productividad junto con mayores controles de seguridad y gobernanza.

¿Cuál es la diferencia entre las soluciones de gestión documental basadas en la nube y las "on-prem"?

Antes de seguir adelante, puede ser útil aclarar la diferencia entre las soluciones locales y la gestión documental en la nube.

La diferencia clave entre estos dos tipos de sistemas es que las soluciones in situ le obligan a adquirir y mantener internamente el hardware del servidor, las licencias de software, los sistemas de seguridad y el personal informático. Usted tiene el control (y la responsabilidad) sobre cada componente.

Las soluciones en la nube (también conocidas como software como servicio o SaaS) se encargan del trabajo pesado. No hay que comprar hardware ni software. En su lugar, usted paga una cuota mensual al proveedor de la nube y accede a la plataforma DMS a través de Internet. También tiene la ventaja de contar con un equipo de asistencia especializado, en lugar de depender de sus recursos informáticos internos.

Pero cuidado: Algunas plataformas de "gestión documental en la nube" son en realidad sistemas de gestión documental on-prem disfrazados. Asegúrate de conocer la arquitectura básica de cualquier solución de gestión documental que consideres.

¿Es ético el uso de la computación en nube en el Derecho?

Dada la naturaleza a menudo confidencial del trabajo jurídico, es posible que se pregunte si es ético que los abogados internos y otros profesionales del Derecho utilicen proveedores externos de servicios en la nube. De hecho, se trata de un tema tan candente que los colegios de abogados de Estados Unidos y de todo el mundo han emitido dictámenes éticos sobre la computación en nube. 

Aunque es comprensible cierto escepticismo, la realidad es que las soluciones en la nube pueden utilizarse siempre que se actúe con la diligencia debida y se encuentre un proveedor que cumpla los deberes éticos.

Conceptos erróneos sobre la gestión documental en la nube

Aunque el software basado en la nube se está convirtiendo rápidamente en la norma para la mayoría de las empresas, todavía existen algunos conceptos erróneos comunes que impiden que los bufetes de abogados y los equipos jurídicos aprovechen todas las ventajas que puede ofrecer la gestión documental en la nube.

Mito nº 1: La nube es menos segura.

Que se llame "la nube" no significa que sea blanda en materia de seguridad.

De hecho, la gestión de documentos en la nube puede ser más segura que las soluciones locales. Esto se debe, en parte, a que los proveedores de servicios en la nube están muy motivados para proteger los datos de los clientes, incorporando sólidas funciones de seguridad a la plataforma y respondiendo con rapidez a los errores y las amenazas emergentes.

Las soluciones de gestión de documentos basadas en la nube pueden incluso ofrecer almacenamiento de contenidos geoespacial para organizaciones con requisitos locales de residencia de la información.

Mito nº 2: La gestión documental en la nube es demasiado cara.

Lo entendemos: cambiar a un nuevo sistema puede parecer una gran inversión. Pero la verdad es que no pasarse a la nube podría ser aún más costoso.

La gestión física de documentos es sorprendentemente cara cuando se suman todos los costes de papel, impresoras, tinta, escáneres, carpetas, archivadores, espacio de almacenamiento y demás. Las soluciones in situ acumulan gastos similares en concepto de configuración del sistema, hardware, licencias de software, mantenimiento y almacenamiento físico. (Y no hablemos de los costes de una filtración de datos).

En cambio, con la gestión de documentos basada en la nube, los costes de instalación y mantenimiento son mucho menores. Puede que haya que pagar algunos gastos de implantación, pero las cuotas mensuales de usuario son bastante predecibles. Y con la seguridad avanzada de la nube, estarás mucho más protegido frente a las filtraciones de datos.

Mito nº 3: La nube no será tan importante cuando acabe la pandemia.

La mayoría de los bufetes de abogados y equipos jurídicos corporativos tuvieron que adaptarse al trabajo a distancia durante Covid-19. Pero algunos despachos se preguntan si el trabajo a distancia y las herramientas que lo hacen posible se han ganado un lugar permanente en la "nueva normalidad".

Seamos claros: El trabajo a distancia está aquí para quedarse. El trabajo flexible es una prioridad para los profesionales más demandados, especialmente para los jóvenes. Es una ventaja a la que no puedes renunciar.

¿Qué ventajas ofrece la gestión documental en la nube?

Ahora que hemos aclarado cualquier concepto erróneo sobre la gestión de documentos en la nube, es hora de pasar a lo bueno: esas grandes ventajas de la nube que ayudan a despachos de abogados y departamentos jurídicos a brillar, como:

• Aumente la productividad. Los sistemas de gestión documental están diseñados para ayudarle a hacer más, más rápido. Con herramientas especiales que ayudan a reducir las tareas administrativas, agilizar los flujos de trabajo y simplificar la comunicación, los sistemas de gestión documental basados en la nube ayudan a los equipos jurídicos a ser más productivos.
• Mejorar la seguridad. Mantener segura la información confidencial es una prioridad máxima para los equipos jurídicos de las empresas. Las avanzadas funciones de seguridad de la nube facilitan la protección de documentos y datos.
• Acceso desde cualquier lugar. El trabajo no sólo se realiza en la oficina. Con la gestión de documentos en la nube, puedes acceder a archivos importantes desde cualquier lugar y dispositivo.
• Fácil ampliación. Ampliar la capacidad de almacenamiento y añadir usuarios puede resultar complicado y costoso para los sistemas locales. Sin embargo, las plataformas en la nube te permiten escalar exactamente a lo que necesitas, ni más ni menos.
• Colaboración eficaz. Las soluciones modernas de DMS en la nube le ofrecen las herramientas para colaborar de forma segura con proveedores, clientes empresariales y asesores externos, sin necesidad de utilizar una solución de almacenamiento de terceros o una extranet.
• Heredar la innovación. Cuando utilizas una solución de gestión documental basada en la nube, tu instancia de software recibe actualizaciones y mejoras automáticas, tanto si tu equipo tiene un puñado de usuarios como miles.

¿Qué problemas resuelve la gestión documental en la nube?

La gestión documental en la nube no consiste sólo en añadir nuevas ventajas. También se trata de resolver problemas y obtener más valor de su tiempo, dinero y recursos. Piense en lo siguiente:

Ahorrar dinero

El coste de un DMS en la nube no sólo puede ser inferior al de mantener su solución heredada, sino que también puede ayudar a su empresa a ahorrar dinero de muchas otras maneras.

Para una empresa líder en biotecnología, su anticuado DMS era más una carga que un beneficio: "Nuestro antiguo software... [generaba] costes indirectos de pérdida de tiempo y esfuerzo que eran intolerables y tuvimos que hacer un cambio", explicó el SeniorCorporate Counsel for Contracts de la empresa.

Cuando el equipo se pasó a la gestión de documentos basada en la nube, aumentó la eficiencia y la facilidad de uso, lo que les ahorró mucho tiempo y esfuerzo en el día a día. "Nos ha llevado al mundo moderno, donde nuestro departamento jurídico puede brillar de verdad".

Vea cómo otros departamentos jurídicos aprovechan la gestión documental en la nube.

Mantener la gobernanza

Una de las mayores preocupaciones de los bufetes de abogados y los equipos jurídicos de las empresas es mitigar los riesgos. Afortunadamente, los sistemas de gestión documental basados en la nube pueden ayudarte a custodiar y dirigir el flujo de información en tu organización.

Con controles granulares de acceso de usuarios, muros éticos, extranets nativas y prevención de pérdida de datos, los equipos jurídicos pueden evitar que los archivos confidenciales caigan en manos equivocadas, tanto si se trabaja con usuarios internos como externos.

Manténgase sincronizado

Cuando el enfoque de la gestión de documentos no está bien establecido, es demasiado fácil que tu equipo acabe con múltiples versiones de archivos flotando de bandeja de entrada en bandeja de entrada. Localizar el documento correcto y cotejarlo con otras versiones puede resultar confuso y llevar mucho tiempo.

Pero con la gestión de documentos en la nube, todos los documentos están en el mismo sitio, lo que significa que tienes una única fuente de información en la que siempre puedes confiar. Y nunca tendrás que preocuparte de cuál es la versión correcta, porque todas quedan registradas en el sistema.

Construir la reputación de Legal

Es triste, pero cierto: los equipos jurídicos internos tienden a llevarse la peor parte. A pesar de tener que hacer frente a las demandas de toda la empresa, a menudo se les sigue considerando un "mal necesario".

Lo crea o no, la gestión de documentos en la nube puede ayudarle. Al aumentar la eficiencia y la productividad, los equipos jurídicos ganan ancho de banda para respaldar iniciativas estratégicas y obtener mayores beneficios para la empresa.

¿Cómo puede un equipo jurídico asegurarse de que está adquiriendo el mejor sistema de gestión documental en la nube?

Una vez tomada la decisión de pasarse a la nube, hay que asegurarse de hacerlo bien a la primera. Nadie quiere pasar por un proceso de implantación complicado, solo para descubrir que ha elegido una solución que no encaja del todo bien.

Aquí tienes tres de nuestros mejores consejos para ayudarte:

• Haga las preguntas adecuadas. El mercado de la tecnología jurídica está inundado de soluciones, pero no todas las plataformas DMS son iguales. Estas 26 preguntas te ayudarán a identificar al proveedor adecuado y a descartar a los equivocados.
• Prepárese para los retos habituales. La gestión del cambio puede ser difícil, especialmente con un sistema básico como su DMS. Pero si te preparas de antemano para los posibles obstáculos, podrás afrontarlos con mayor eficacia.
• Busque una solución centrada en los aspectos legales. Dados los requisitos de confidencialidad y las obligaciones legales, es importante que dispongas de una solución que pueda satisfacer tus necesidades.

Conozca la nube

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