Os profissionais do sector jurídico estão cada vez mais preocupados com a forma como a gestão das tarefas administrativas está a afetar a sua capacidade de aplicar os seus conhecimentos a trabalhos mais interessantes e de maior valor. E, de acordo com um relatório da Bloomberg Law, 61% das sociedades de advogados e 70% das equipas jurídicas internas afirmam que a melhoria da eficiência é o principal motor das suas implementações tecnológicas.

As organizações que pensam no futuro estão a identificar processos manuais repetitivos e a aplicar a automatização para melhorar os seus fluxos de trabalho, de modo a poderem dedicar mais tempo ao trabalho principal e ao valor acrescentado estratégico.

Existem quatro tipos de automação que as equipas podem implementar para alcançar uma maior eficiência: automação de processos empresariais, automação de processos inteligentes, automação de processos robóticos e hiperautomação.

1. Automatização de processos empresariais

Este tipo de automatização centra-se em sistemas e processos, aplicando tecnologia para simplificar e automatizar fluxos de trabalho. Por exemplo, um escritório de advogados ou uma equipa jurídica podem aplicar a automatização de processos empresariais para digitalizar documentos e trabalhar com eles de forma mais eficiente numa plataforma de gestão de documentos. Outro tipo de automatização incluiria a automatização de documentos jurídicos, que utiliza dados capturados ao longo da relação com o cliente que podem ser utilizados para preencher automaticamente modelos e criar documentos jurídicos personalizados.

2. Automatização inteligente de processos

O processo inteligente leva a automatização dos processos empresariais para o nível seguinte, optimizando os fluxos de trabalho automatizados. Automatiza ainda mais partes do processo, reduzindo ainda mais o número de interações manuais. Para o conseguir, a automatização inteligente de processos introduz o processamento de linguagem natural e tecnologias semelhantes para processar dados de várias fontes. Por exemplo, uma plataforma de software pode utilizar a automatização inteligente de processos para analisar contratos e identificar a forma como várias cláusulas correspondem (ou não) à linguagem esperada.

3. Automatização de processos robóticos

Este tipo de automação distingue-se pelas suas poderosas capacidades para lidar com grandes volumes. Utilizando a automatização de processos robóticos, uma empresa pode configurar software para capturar e interpretar aplicações para manipular dados, despoletar respostas e comunicar com outros sistemas digitais. Por exemplo, uma empresa pode utilizar a automatização de processos robóticos para efetuar pesquisas de marcas registadas a nível global; monitorizar questões regulamentares e receber alertas quando uma questão requer atenção; ou efetuar a devida diligência em fornecedores e parceiros.

4. Hiperautomatização

A hiperautomação é melhor pensada como uma técnica que envolve vários tipos de automação e utiliza várias tecnologias para acelerar a automação em toda a organização. Normalmente, baseia-se na aprendizagem automática e noutras tecnologias avançadas para identificar e implementar oportunidades para melhorar a eficiência. Mas a hiperautomatização não se destina a substituir a intervenção humana. O objetivo é otimizar totalmente os processos e reduzir os riscos, permitindo ao mesmo tempo que os seres humanos injectem facilmente os seus conhecimentos para um melhor desempenho.

Por exemplo, uma equipa jurídica pode utilizar a hiperautomatização para analisar e-mails e anexos, descarregar dados, extrair partes relevantes dos dados, introduzir estes dados em locais apropriados num sistema de gestão de documentos e, em seguida, acionar um alerta para alguém dentro da organização com informações importantes que necessitem de ser tratadas com base em conhecimentos específicos.

A Gartner, a Deloitte e outros grupos de reflexão sobre tecnologia incluíram a hiperautomatização nas suas listas de tecnologias de tendência, e por boas razões. O investimento na hiperautomação tem um retorno significativo porque reduz drasticamente os erros e melhora a qualidade, ao mesmo tempo que liberta os membros da equipa com conhecimentos valiosos para se concentrarem em trabalho mais consequente. A Gartner diz especificamente: "O aumento do foco no crescimento, na digitalização e na excelência operacional destacou a necessidade de uma automação melhor e mais difundida. A hiperautomação é uma abordagem orientada para os negócios para identificar, examinar e automatizar o maior número possível de processos de negócios e de TI." Em grande escala, a automatização tem o poder de transformar os fluxos de trabalho e melhorar consideravelmente a forma como o trabalho é efectuado.

"A hiperautomatização presta-se a uma melhoria contínua, que cria uma vantagem competitiva à medida que o sistema se torna melhor na recolha, análise, colocação e previsão de resultados. Os sistemas que funcionam bem têm a capacidade de simplificar os fluxos de trabalho inicialmente considerados demasiado complexos para a automatização - e, em grande escala, de revolucionar a forma como os decisores utilizam e aplicam os dados da sua organização."

Mike Lucas, Diretor de Informação da Wilson Sonsini

Como tirar partido da automatização

A maioria das organizações juntou sistemas e processos ao longo do tempo, o que resultou numa mistura de ineficiência e em vários pontos de falha potenciais. Se for este o caso da sua organização, considere a possibilidade de procurar oportunidades de automatização e de criar abordagens normalizadas que incentivem a consistência. Inclua sistemas, processos, aplicações, fluxos de trabalho e as pessoas que fazem o trabalho na sua avaliação. Para obter ganhos rápidos, procure implementar ferramentas com pouco ou nenhum código para melhorar a automatização de documentos e os processos de aprovação para uma maior eficiência e qualidade superior.

"Um desafio significativo para alcançar a hiperautomatização é ligar os sistemas de forma a ter todos os pontos de dados necessários, por isso considere soluções que já funcionam com as ferramentas que o seu pessoal utiliza. À medida que as suas tecnologias se combinam, tornam-se maiores do que a soma das suas partes para trazer novas capacidades e maior valor."

Mike Ferrara, Diretor Sénior da Deloitte Legal Business Services

A chave aqui é encontrar um equilíbrio com as melhores plataformas da categoria que se integram perfeitamente umas com as outras. Procure tecnologias que forneçam uma interface fácil de utilizar com as funcionalidades de que necessita para efetuar as automatizações desejadas. Embora o ideal seja encontrar tudo o que precisa numa única plataforma, para aplicações mais complexas, poderá ser necessário considerar várias soluções integradas. Por exemplo, tirar partido de ferramentas como o Power Automate da Microsoft para alargar a funcionalidade das APIs da sua plataforma individual pode proporcionar soluções poderosas para os problemas do dia a dia. As plataformas que partilham abertamente as suas APIs devem saltar para o topo da lista.

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