Entre as muitas ferramentas em que os escritórios de advogados de pequena e média dimensão confiam estão as soluções de gestão de práticas (PM) e de gestão de documentos. Embora algumas ferramentas de GP incluam uma componente de gestão de documentos, não podem fornecer as complexas funcionalidades de segurança e governação necessárias para documentos e e-mails críticos dos clientes, nem os impulsionadores de produtividade que podem elevar o trabalho da sua empresa.

É aí que entra um poderoso sistema de gestão documental (DMS). E enquanto algumas empresas mais pequenas ainda estão a descobrir os benefícios gerais de um DMS, outras empresas têm tanto um PM como um DMS, mas ainda têm de os ligar para obterem mais eficiências e valorizarem ainda mais os seus investimentos em tecnologia.

O nosso recente livro eletrónico sobre a combinação do poder de um PM e DMS para pequenas e médias está aqui para o ajudar. O livro explica em pormenor por que razão precisa de ambos os sistemas, as vantagens da integração destas ferramentas, as melhores caraterísticas de cada um deles e estudos de casos de empresas que obtiveram êxito com a integração do seu PM e DMS.

Aqui está uma espreitadela a alguns dos temas abordados.

Principais benefícios da integração dos seus sistemas de gestão clínica e de gestão de documentos

Individualmente, as plataformas de gestão de práticas jurídicas e de gestão documental oferecem vantagens substanciais para as sociedades de advogados. Mas, acredite ou não, estes dois sistemas são melhores quando ligados e utilizados em conjunto. Eis algumas das principais vantagens que a sua empresa pode esperar quando integra um software de gestão de práticas jurídicas e um DMS.

Encontre rapidamente as informações de que necessita

Quanto tempo é que você e a sua equipa passam diariamente à procura de ficheiros, e-mails e documentos? De acordo com um relatório da McKinsey, os funcionários passam 1,8 horas por dia a procurar e a recolher informações.

Os sistemas de gestão de documentos podem reduzir drasticamente o tempo de pesquisa e aumentar a produtividade. Com páginas iniciais personalizáveis, listas de documentos recentes e favoritos e capacidades de pesquisa avançadas, como processamento de linguagem natural, filtros e operadores booleanos, os utilizadores de DMS podem localizar rápida e facilmente os ficheiros necessários no repositório de DMS.

A integração de um DMS e PM pode tornar o processo ainda mais rápido, ligando clientes e assuntos, o que traz muitos benefícios, como a visualização de documentos guardados no DMS sem sair da sua interface PM.

Criar documentos mais rapidamente

Os modelos de documentos no DMS ajudam os utilizadores a evitar tarefas repetitivas como a formatação de novos documentos ou o tempo perdido a localizar versões anteriores para copiar. Além disso, os sistemas integrados podem utilizar modelos de documentos e espaços de trabalho para preencher automaticamente os detalhes do processo a partir do PM e guardar o ficheiro completo no espaço de trabalho correto do processo no DMS. A integração torna a criação e organização de documentos quase sem esforço.

Aceder a tudo a partir de qualquer lugar

Com a integração dos sistemas de gestão documental e de gestão da prática profissional, pode aceder facilmente às informações de cada sistema, independentemente do sistema em que estiver a trabalhar. Tal como pode extrair dados do seu PM para modelos de documentos, também pode recuperar documentos e e-mails relacionados com o assunto no espaço de trabalho do PM. Também pode ver diferentes versões de documentos, rever as permissões de segurança ou de utilizador, ordenar e organizar documentos e muito mais para ajudar o seu trabalho a decorrer de forma suave e eficiente.

Controlar as permissões e o acesso a documentos e ficheiros

A sua prática depende do fluxo constante mas seguro de informações entre colegas de equipa, clientes, peritos, testemunhas e outros colaboradores. Se o PM e o DMS forem sistemas separados mas integrados, pode aplicar controlos de acesso mais granulares no DMS para que, mesmo que um utilizador possa aceder aos detalhes do processo no PM, não tenha automaticamente acesso a todos os documentos relacionados com o processo. Pode definir permissões ao nível do documento para personalizar totalmente quais os documentos (se existirem) a que um utilizador do PM pode aceder, bem como o tipo de acesso que tem (por exemplo, editar, partilhar ou apenas visualizar).

Com o controlo total sobre os seus documentos, pode garantir que os seus utilizadores têm acesso fácil a todas as informações de que necessitam - e nada do que não necessitam.

Aumentar a produtividade com fluxos de trabalho mais eficientes

Quando se melhora o ciclo de vida completo dos documentos utilizando a tecnologia, obtêm-se grandes ganhos de produtividade e reduz-se a frustração de ter de se deslocar entre vários sistemas e de baralhar os documentos de um lado para o outro para realizar o trabalho. Imagine se pudesse extrair conteúdo para um documento a partir do sistema PM, completar facilmente as edições do documento em linha, enviar instantaneamente um documento para assinatura eletrónica e, em seguida, ter o documento automaticamente guardado no seu espaço de trabalho no DMS.

Proteger os seus dados

A perda ou exposição de dados confidenciais não é algo com que a sua empresa queira lidar, quer aconteça acidentalmente ou de forma maliciosa. O funcionamento sem um DMS deixa os seus documentos perigosamente expostos ao risco. Os componentes de documentos baseados em PM não possuem os protocolos de segurança rigorosos necessários para proteger os documentos e os dados de um escritório de advogados.

O seu DMS pode fornecer uma segurança integrada robusta, para além de salvaguardas como a encriptação ao nível dos documentos, a autenticação multifactor (MFA) e a prevenção de perda de dados (DLP), que proporcionam uma maior proteção contra ransomware e agentes maliciosos. Também é possível impedir acções como a partilha ou impressão de documentos. A integração de um DMS com a sua solução de gestão de clínicas proporciona uma maior proteção para as suas informações mais confidenciais, ao mesmo tempo que permite a colaboração quando necessário.

Controle o tempo com menos cliques

A captura de tempo é um desafio comum em muitas empresas. Quando o DMS está ligado diretamente à sua solução PM, pode facilitar a tarefa, adicionando rapidamente entradas para o tempo gasto a redigir, finalizar ou rever documentos associados a um assunto. Basta um par de cliques para que os cronometristas confirmem os registos de tempo sugeridos no histórico de documentos e registem eficazmente as horas no assunto e cliente certos.

Simplificar com um sistema único de registo

Quando os documentos estão espalhados por todo o lado e é necessário ir a vários locais para compreender o que se passa com um assunto, está a perder tempo e a introduzir um nível de risco desnecessário. Um DMS potente oferece-lhe uma forma rápida e fácil de arquivar, encontrar e aceder a todos os documentos e e-mails relacionados com o assunto - todo o arquivo digital. Se o seu DMS for o único sistema de registo, pode ir a essa única fonte e encontrar o que precisa com confiança.

Colaborar a nível interno e externo

Tanto um PM como um DMS têm ferramentas para facilitar a colaboração sem sobrecarregar a sua caixa de correio eletrónico. Mas um DMS facilita a partilha, edição, revisão, anotação e discussão de documentos de forma segura - tudo isto sem os desafios das cópias locais, alterações não rastreadas, conflitos de versões, etc. À medida que as conversas passam do e-mail para plataformas como o Microsoft Teams e o Slack, um DMS pode facilitar muito a partilha segura de ficheiros com um grupo.

Integrar com a sua outra tecnologia

A gestão de consultórios e de documentos não é o único sistema de que a sua equipa depende no dia a dia. Felizmente, tanto um PM como um DMS integram-se com uma variedade de outros produtos, tais como software de gestão de tempo e faturação, soluções de gestão de projectos, plataformas de assinatura e arquivo eletrónico, ferramentas de gestão de contratos, Microsoft Office, Adobe Acrobat e muitos outros. Uma pilha de tecnologia totalmente integrada significa menos saltos entre plataformas e menos trabalho para a sua equipa. As suas aplicações de software fazem o trabalho pesado, para que possa voltar a concentrar-se nos clientes.

Manter as operações organizadas e os clientes satisfeitos

Com os seus documentos, e-mails e dados de prática organizados, integrados e sincronizados, a sua equipa pode encontrar rapidamente respostas às perguntas dos clientes e manter o trabalho em andamento. E com clientes mais felizes e satisfeitos, pode contar com uma melhor retenção de clientes e mais referências.

Melhor juntos: Criar sinergia entre o PM e o DMS

A combinação da gestão de clínicas e da gestão documental produz mais do que a soma das partes de cada sistema. Pode obter mais valor da sua gestão de consultórios devido ao seu DMS, e vice-versa - e essa sinergia é algo que pode aproveitar para levar o seu consultório para o nível seguinte.

Enquanto um software de gestão empresarial é ideal para aspectos como a sincronização de calendários, o registo de horas e a faturação, muitas funções são mais bem geridas por um DMS, como a automatização e montagem de documentos, o acesso controlado a documentos com barreiras éticas e direitos de acesso, o envio de mensagens em tempo real, o controlo avançado de versões, as integrações com a Microsoft e outras ferramentas que utiliza diariamente, e muito mais.

Juntas, as soluções PM e DMS combinam-se para lhe permitir otimizar e até automatizar muitos processos morosos e repetitivos, aumentar a produtividade e criar eficiência de custos para a sua empresa, aumentando simultaneamente a sua postura de segurança. Esta combinação tecnológica vencedora pode até ajudar a sua equipa a melhorar o serviço ao cliente e a obter uma vantagem estratégica sobre a concorrência.