A organização faz toda a diferença. Embora a maioria das pessoas ainda seja capaz de compreender o texto quando as palavras estão baralhadas, uma abordagem organizada pode certamente torná-lo muito mais fácil e muito menos frustrante.

Vejamos o que significa ter uma abordagem organizada. O Webster define organização como "o ato ou processo de colocar as diferentes partes de algo numa determinada ordem para que possam ser encontradas ou utilizadas facilmente". O que é importante nesta definição é o facto de implicar flexibilidade. Nas empresas que lidam com grandes quantidades de informação, o que isso parece para um grupo pode não ser o mesmo para outro.

No nosso clima digital de ritmo acelerado, não é lógico (ou sensato) encarar a organização com uma mentalidade de tamanho único, nem os fornecedores de tecnologia devem abordá-la desse ângulo. As empresas e os respectivos departamentos jurídicos, bem como as áreas de prática privada e os organismos do sector público, têm circunstâncias e requisitos comerciais diferentes. Nunca há duas situações iguais. No que diz respeito à organização da informação, é essencial que as equipas disponham de opções que melhor se adaptem ao seu ecossistema e às suas necessidades específicas, preparando-as para o sucesso a longo prazo.

As consequências de uma má organização

Eis o que pode acontecer quando as empresas não dão prioridade a uma abordagem organizada da gestão da informação:

• Dificuldade de colaboração: Com documentos e dados desorganizados, os departamentos jurídicos têm dificuldade em colaborar e comunicar eficazmente com os clientes internos da empresa e em apoiar as necessidades e prioridades de cada unidade. Isto também torna difícil para as unidades de negócio compreenderem claramente como funciona a equipa jurídica e que tipos de prazos e expectativas para os pedidos jurídicos são razoáveis.
• Trabalho atarefado: Os projectos ou o trabalho podem facilmente ficar atolados quando os esforços se concentram na procura incansável de documentos e e-mails. Isto pode ser frustrante para o indivíduo que pretende dedicar o seu tempo a um trabalho mais significativo e de elevado valor. E num cenário em que os consultores externos facturam à hora, os clientes podem estar a absorver o elevado custo das ineficiências do escritório de advogados.
• Menor produtividade: Alternar entre tarefas quando a informação não está organizada tira-o do fluxo do seu trabalho. Isto impede a produtividade e aumenta as oportunidades de erro.
• Riscos de segurança: A falta de organização pode levar a uma vasta gama de problemas de segurança, particularmente em sectores altamente regulamentados, no governo e no espaço jurídico, onde lhes é confiada a tarefa de manter as informações sensíveis seguras e confidenciais - e é sua obrigação legal e ética fazê-lo. As operações organizadas têm processos e políticas que gerem eficazmente o controlo de versões e as permissões de acesso.
• Falha nas expectativas dos funcionários: A tecnologia está a avançar a cada minuto e cada nova geração tem mais conhecimentos técnicos do que a anterior. As empresas que não investem em tecnologias de fácil utilização e não dão prioridade à facilidade de acesso perderão vantagens competitivas e não conseguirão satisfazer as expectativas dos empregados. Isto pode resultar numa baixa moral, na rotatividade dos empregados e na redução do dinamismo da empresa como um todo.

Quer um departamento jurídico, um escritório de advogados ou uma entidade governamental não disponha de processos de fluxo de trabalho bem organizados ou de capacidades de colaboração digital seguras, as consequências têm um efeito de propagação. A falta de organização pode ter um grande impacto nos clientes, nas questões dos clientes e nos funcionários. O custo de não fazer nada é muito elevado.

Como é que uma empresa se organiza?

O primeiro passo para um caminho mais produtivo é identificar quais os processos e sistemas que estão a faltar na sua empresa. Muitas empresas têm informações armazenadas em vários sistemas de gestão de conteúdos e dispositivos individuais. Isto não só é difícil de gerir, como também aumenta os riscos associados aos regulamentos de segurança e privacidade. Os sistemas tradicionais de gestão de documentos antigos têm muitas vezes dificuldades nesta área porque não foram concebidos para se adaptarem facilmente e acompanharem as necessidades em constante mudança da indústria. Além disso, não dispõem geralmente das capacidades necessárias para se integrarem nos avanços tecnológicos emergentes, o que constitui um requisito fundamental para uma comunicação eficaz entre plataformas.

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