"Tanto trabalho, tão pouco tempo."

É um refrão constante nos escritórios de advogados, e não é exagero. As exigências em relação ao tempo dos advogados não param de crescer e, entretanto, o relógio não pára.

À medida que as sociedades de advogados e os profissionais do sector procuram melhores formas de maximizar os seus esforços, são cada vez mais os que se voltam para a tecnologia em busca de soluções. Muitas destas organizações com visão de futuro estão a trocar processos manuais morosos por automatizações eficientes.

E os resultados são bastante impressionantes.

Mas o que é que precisa de saber antes de começar a automatizar os documentos jurídicos? Este guia tem as respostas, incluindo os principais benefícios da automatização de documentos, as diferentes opções de software a considerar, as caraterísticas essenciais a ter em conta e orientações sobre como selecionar a solução certa e obter um excelente ROI.

O que é a automatização de documentos jurídicos?

A automatização é uma tendência em rápido crescimento no sector jurídico - e por boas razões. Ao utilizar a tecnologia para executar tarefas, processos e fluxos de trabalho sem (ou com um reduzido) envolvimento humano, a automatização permite que as sociedades de advogados prestem serviços jurídicos mais rapidamente e a um custo mais baixo.

O que é, de facto, a automatização de documentos jurídicos?

A automatização de documentos jurídicos refere-se à automatização do trabalho com documentos jurídicos - em especial as tarefas tediosas e intensivas em termos de mão de obra que retiram tempo ao trabalho mais interessante e de maior valor. Com as soluções de automatização de documentos jurídicos, as sociedades de advogados podem automatizar fluxos de trabalho como a criação de contratos, acordos, candidaturas, pareceres, peças processuais e até conjuntos completos de documentos.

Automatização de documentos jurídicos vs. montagem de documentos

Existe alguma diferença entre automatização de documentos jurídicos e montagem de documentos?

Há quem defenda que a automatização de documentos se refere especificamente ao processo de desenvolvimento de modelos, enquanto a montagem de documentos descreve o processo de criação de documentos personalizados a partir de um modelo.

A verdade é que muitas pessoas no sector jurídico utilizam estes termos indistintamente. Também pode ouvir o termo "geração de documentos". Mas, em última análise, estão todos a descrever a mesma coisa: criar modelos que podem ser preenchidos automaticamente para criar documentos jurídicos personalizados.

A maioria das organizações jurídicas já está a utilizar a automatização

É provável que já esteja a utilizar a automatização. Assinaturas electrónicas, formulários e consultas de admissão em linha, fluxos de trabalho do ciclo de vida dos contratos... Todas estas são formas de automatização que ajudam os advogados e os profissionais do direito a trabalhar de forma mais eficiente.

Uma vez que o trabalho jurídico começa e termina com documentos, a automatização pode ter um grande impacto na carga de trabalho diária de qualquer advogado.

6 benefícios da automatização de documentos jurídicos

Considere estes seis benefícios principais da automatização de documentos jurídicos para advogados e escritórios de advogados:

1. Poupe tempo em tarefas administrativas

Os dados não mentem: o trabalho automatizado ocupa até 23% do dia de um advogado. Trata-se de tarefas que não requerem, de facto, a intervenção humana, como o trabalho administrativo e outros processos rotineiros.

E sejamos honestos: ninguém passa todo o trabalho árduo e as despesas da faculdade de Direito na esperança de passar um quarto do seu dia a copiar e colar texto, a digitalizar documentos ou a imprimir páginas para assinar.

A automatização das tarefas administrativas permite poupar tempo que os advogados podem dedicar a actividades significativas e geradoras de receitas.

2. Melhorar a qualidade do produto do trabalho

Os erros acontecem - é um facto da vida. Mas quando se trata de trabalho jurídico, mesmo os pequenos erros podem transformar-se em erros dispendiosos, tanto para as sociedades de advogados como para os seus clientes. Felizmente, a automatização pode ajudar a reduzir a ocorrência de erros e a melhorar a qualidade geral dos produtos de trabalho.

Por exemplo, o software de automatização de documentos jurídicos pode extrair dados diretamente do gestor da relação com o cliente (CRM) ou do sistema de gestão da prática/caso para um modelo normalizado. Isto elimina facilmente o tedioso desafio de transcrever números de processos, nomes de partes, datas necessárias e outros detalhes simples. Assim, os advogados podem concentrar a maior parte do seu tempo e atenção em quaisquer aspectos únicos ou complexos do caso.

O resultado final? Entrega rápida de produtos de alta qualidade.

3. Reduzir o stress

As tarefas enfadonhas e demoradas podem aumentar significativamente o stress e contribuir para o esgotamento, especialmente quando desviam a atenção de um trabalho mais significativo.

A automatização, por outro lado, pode reduzir a quantidade de tarefas administrativas que um advogado tem de realizar e libertar tempo. Se esse tempo é gasto em tarefas de maior valor ou na melhoria do equilíbrio entre a vida profissional e pessoal, a escolha é deles.

4. Aumentar o número de clientes que pode servir

À medida que os serviços jurídicos se tornam mais acessíveis, o número de clientes que uma empresa pode servir estará diretamente relacionado com a eficiência com que pode fornecer produtos jurídicos.

Utilizando a automatização, os escritórios de advogados podem criar modelos para muitos produtos de trabalho jurídico de rotina, tais como arrendamentos, testamentos, contratos de trabalho, divórcios não contestados, incorporações, etc. Em vez de monopolizarem tempo valioso, os assuntos simples podem ser tratados rapidamente e ajudar os advogados a estabelecer novas relações com os clientes sem esforço.

5. Impressione os seus clientes

A automatização não tem de ser relegada para o trabalho de bastidores. De facto, pode ser bastante impressionante em aplicações orientadas para o cliente.

Considere um processo automatizado de admissão de clientes. Utilizando um formulário de autosserviço, o cliente introduz todas as informações necessárias, que são depois automaticamente integradas numa carta de compromisso com modelo e enviadas ao cliente para assinatura eletrónica. Todo o processo pode ser concluído em poucos minutos. Entretanto, a sua empresa mostra-se rápida, atenta, exacta, com conhecimentos de tecnologia e moderna - e isso pode fazer toda a diferença quando se trata de ganhar novos e antigos negócios.

6. Melhorar os KPIs da sua organização

Tendo em conta todos estes benefícios, não é de surpreender que a automatização possa conduzir a grandes melhorias nos indicadores-chave de desempenho da sua empresa, ou KPI.

Menos erros evitáveis? Verificar. Maior eficiência? Verificado. Mais clientes (e mais satisfeitos!)? Verificado. Melhor retenção de talentos, porque os advogados não se esgotam em tarefas insignificantes? Sim, sim, sim!

Medir o ROI da automatização de documentos em organizações jurídicas

Tendo em conta todos os benefícios possíveis da automatização de documentos, não é de admirar que a indústria jurídica esteja a tirar partido desta tecnologia. Mas como é que sabe que está a obter o valor que pretende das ferramentas de automatização e montagem de documentos? Como é que garante que obtém um forte retorno do seu investimento em tecnologia?

Medir os seus resultados

A resposta mais óbvia é, evidentemente, medir. Em primeiro lugar, terá de estabelecer pontos de referência para indicadores-chave de desempenho importantes, tais como: Quanto tempo demora a sua equipa a compilar documentos com os fluxos de trabalho manuais existentes? Quantos documentos estão a ser criados manualmente?

Depois de configurar os seus processos de automatização de documentos, efectue novamente cada medição. Idealmente, o seu tempo de redação diminuirá (mesmo que só consiga automatizar parcialmente o processo) e verá uma poupança de tempo significativa que a sua equipa pode aplicar em trabalho mais significativo.

Se conseguir configurar o autosserviço ao cliente, pode acabar por produzir mais documentos por mês. Isto pode aumentar drasticamente o seu ROI, uma vez que lhe permite entregar uma maior quantidade de trabalho a um custo mais baixo para a sua equipa.

Atualizar os seus modelos

Outra forma de a automatização de documentos proporcionar ROI à sua organização é ajudando a manter a sua biblioteca de modelos.

A maior parte das sociedades de advogados possui um repositório considerável de casos passados - de facto, esse banco de precedentes é frequentemente considerado uma vantagem estratégica e um fator de diferenciação competitiva. Mas isso também pode significar ter de procurar em dezenas de variações do mesmo tipo de contrato quando se está a tentar elaborar manualmente um novo. Também tem de rever e manter continuamente os seus vários modelos para garantir que estão actualizados.

A automatização de documentos pode melhorar drasticamente esse processo ao consolidar todas as várias permutações num modelo principal. Utilizando a lógica condicional, o software de automatização de documentos pode adicionar ou remover conteúdo para se adaptar às necessidades do caso. Quando há alterações à legislação, também é muito mais fácil atualizar as citações no seu modelo principal do que passar por cada variação de modelo individualmente.

Tal como acontece com o tempo de redação, também pode medir o tempo gasto na manutenção de modelos de documentos antes e depois da automatização para ver como melhora.

Reutilizar os seus dados

Quase sempre, os mesmos dados são utilizados repetidamente ao longo da pendência de um processo ou assunto em diferentes conjuntos de documentos. Para maximizar o ROI da automatização de documentos, é necessário um sistema que permita a reutilização dos dados introduzidos para criar documentos automatizados. Para aproveitar os dados repetidamente, estes devem ser armazenados em tabelas de dados. Ter tabelas de dados significa que os nomes podem ser facilmente modificados e os dados reutilizados para criar automações e fluxos de trabalho adicionais.

Gerir a sua reputação

Embora seja mais difícil de quantificar, outra fonte de ROI pode ser obtida através da melhoria da reputação da sua empresa e das relações com os clientes.

Entre as principais vantagens da automatização de documentos contam-se o aumento da consistência e a redução do tempo de redação. Por outras palavras: melhores serviços jurídicos prestados mais rapidamente.

E é exatamente esse o tipo de coisa que os seus clientes vão adorar.

A automatização de documentos de escritórios de advogados pode não ser adequada para...

Não se enganem: a automatização não pode substituir um advogado astuto. Mas embora existam muitos processos quotidianos que se adequam bem à automatização, alguns fluxos de trabalho só podem ser parcialmente automatizados. E, claro, haverá sempre assuntos únicos e sensíveis que exigem um tratamento personalizado pelos melhores talentos que a sua empresa tem para oferecer.

Então, como é que se determina quando é que a automatização é a abordagem correta?

Quando está a tentar decidir se uma tarefa ou processo pode ou deve ser automatizado, deve colocar a si próprio algumas questões, tais como:

• O processo é manual e repetitivo?
• Quanto tempo é que esta tarefa consome numa base semanal/mensal/anual?
• O tempo gasto nesta tarefa é faturável?
• Quanto tempo e/ou dinheiro poderia poupar se automatizasse a totalidade ou parte desta tarefa?
• O processo segue regras padronizadas e preditivas?
• Com que frequência se depara com circunstâncias ou condições invulgares durante esta tarefa?
• Já está a utilizar modelos de documentos ou outras ferramentas para simplificar esta tarefa?
• Dispõe das ferramentas e aplicações adequadas para automatizar o processo ou terá de encontrar ferramentas de automatização de documentos?

Quais são os tipos de sistemas de gestão e automatização de documentos?

Para começar a automatizar os documentos jurídicos, é necessário encontrar o software adequado. Existem várias variedades por onde escolher. É importante compreender as diferenças, os pontos fortes e os pontos fracos de cada opção para que possa selecionar a melhor solução para a sua empresa.

Software de gestão de clínicas com funcionalidades de automatização de documentos

Algumas plataformas de gestão de práticas fornecem funcionalidades básicas de automatização de documentos, tais como portais de admissão de clientes, assinatura eletrónica e a capacidade de preencher documentos com dados do software de gestão de práticas. No entanto, não incluem a lógica jurídica complexa necessária para preencher a maioria dos documentos jurídicos. Estas soluções são mais adequadas para automatizações simples de documentos de natureza mais administrativa.

Software de montagem autónomo

As soluções de software de montagem de documentos autónomas podem oferecer ferramentas de geração de documentos mais avançadas ou especializadas do que as incluídas num conjunto de gestão de práticas. Por exemplo, podem oferecer bibliotecas de modelos para jurisdições e/ou áreas de prática específicas. Ou podem ter ferramentas adicionais para rever, aprovar ou arquivar eletronicamente os documentos criados.

No entanto, não se esqueça de que, para obter todas as vantagens da automatização, um software autónomo adicionado ao seu conjunto de tecnologias deve integrar-se nas suas principais plataformas de gestão de documentos (ou de gestão de clínicas ou de processos).

Software de gestão de documentos para escritórios de advogados com automatização de documentos

Naturalmente, uma plataforma de gestão documental robusta oferecerá um conjunto completo de ferramentas de automatização e montagem de documentos para suportar até a lógica jurídica mais complexa, incluindo cálculos, listas, loops e cláusulas condicionais.

Uma das principais vantagens desta opção é o facto de a automatização estar integrada na mesma interface que está a utilizar para gerir os seus documentos. Como resultado, pode automatizar ainda mais os fluxos de trabalho dos documentos - não só gerando-os, mas também revendo, aprovando, colaborando, partilhando, organizando e protegendo-os.

Em que é que o software de automatização de documentos é diferente da gestão de documentos jurídicos?

O software de automatização de documentos é uma ferramenta poderosa para os escritórios de advogados, mas a criação de documentos personalizados é apenas um pequeno aspeto da gestão de documentos como um todo.

A gestão de documentos jurídicos abrange uma vasta gama de ferramentas e capacidades essenciais, incluindo

• Armazenamento seguro e compatível de documentos
• Arquivo preditivo de correio eletrónico
• Pesquisa avançada utilizando metadados personalizados e atributos dinâmicos
• Revisão de documentos e controlo de versões
• Partilha e colaboração seguras com utilizadores internos e externos
• Assinaturas electrónicas integradas com fluxos de trabalho automatizados
• Integração perfeita com o pacote Microsoft Office
• Capacidades de segurança avançadas
• Permissões granulares de acesso do utilizador

... e isto é apenas a ponta do icebergue.

Principais caraterísticas do software de automatização de documentos de escritórios de advogados

Quando está a considerar uma solução de automatização de documentos - quer seja autónoma, quer faça parte de uma plataforma de gestão de práticas ou de gestão de documentos - há algumas caraterísticas que deve procurar.

Modelos de documentos

Em termos simples, não existe automatização de documentos sem a capacidade de criar modelos. Um modelo permite-lhe identificar campos no documento que devem ser personalizados para cada cliente, caso ou assunto. Quando gerar um documento automatizado, esses campos serão preenchidos com base nos dados de origem do seu CRM, software de gestão de práticas, etc.

Biblioteca de documentos

Algumas soluções de automatização de documentos incluem uma biblioteca integrada de documentos e formulários judiciais para determinadas jurisdições e áreas de prática. Isto pode poupar tempo, especialmente se a sua empresa ainda não tiver acumulado a sua própria biblioteca de documentos frequentemente utilizados.

Armazenamento de documentos

Depois de gerar um documento, onde é que o vai guardar? Uma solução de automatização de documentos deve oferecer um armazenamento seguro para os seus documentos - ou melhor ainda, uma integração perfeita com o seu sistema de gestão de documentos (DMS), para que possam ser prontamente armazenados no ficheiro do assunto correto.

Lógica condicional

Para os documentos que são sempre os mesmos, as capacidades básicas de automatização de documentos são suficientes. Mas o que acontece com os tipos de documentos que ocasionalmente incluem cláusulas adicionais ou outras variações do formato padrão? É o caso da maioria dos documentos jurídicos.

Para automatizar estes documentos mais complexos, é necessário aplicar a lógica condicional. Estas regras permitem-lhe apresentar texto, campos ou cláusulas adicionais num documento apenas quando são cumpridas condições específicas.

Esta é uma caraterística a não perder, porque a lógica condicional expande grandemente as suas oportunidades de automatização de documentos.

Auto-população

Há muitas formas de automatizar processos e fluxos de trabalho de documentos, mas quando falamos de automatização de documentos ou montagem de documentos, este é o ponto central: preencher automaticamente os campos do documento com dados de outra fonte. Por outras palavras, chega de copiar e colar!

Tabelas de dados

Para reutilizar os dados que foram introduzidos no sistema, este deve ter tabelas de dados para os armazenar. Nas tabelas de dados, os dados podem ser editados conforme necessário e podem ser reutilizados várias vezes, evitando a necessidade de voltar a introduzir os mesmos dados vezes sem conta. Isto aumenta exponencialmente os ganhos em termos de poupança de tempo do seu sistema de automatização.

Acesso remoto

O trabalho nem sempre acontece no trabalho, e é por isso que todos os seus sistemas essenciais devem estar acessíveis no seu dispositivo preferido, onde quer que esteja.

Assinaturas electrónicas

Quando tiver gerado o resto do documento automaticamente, só faz sentido automatizar também os restantes passos do processo. O envio do documento personalizado para assinatura eletrónica e o arquivamento automático e seguro do documento assinado leva o processo até ao fim!

Integrações de software

Algumas caraterísticas são boas de se ter, mas as integrações de software são absolutamente essenciais. A sua solução de automatização de documentos deve integrar-se perfeitamente com as suas plataformas principais, tais como o seu sistema de gestão de documentos, o sistema de gestão de correio eletrónico e o software de gestão da clínica.

As soluções verdadeiramente perfeitas permitem-lhe trabalhar diretamente no Microsoft Word para criar automatizações. Isto pode tornar o processo significativamente mais fácil, uma vez que permite à sua equipa trabalhar numa interface com a qual já está familiarizada.

Vários tipos de ficheiros

Tenha em atenção que a maioria das ferramentas de automatização é especializada nos formatos Microsoft Word ou PDF. Se prevê utilizar ambos os formatos de documentos, certifique-se de que o software de automatização de documentos que escolher lhe permite automatizar formulários e documentos nos formatos Word e PDF.

Autosserviço ao cliente

Se pretende criar clientes satisfeitos sem levantar um dedo, selecione uma solução de automatização que permita aos clientes auto-atenderem. Com um portal de autosserviço ou um formulário online, os seus clientes - novos ou antigos - podem selecionar os serviços de que necessitam e gerar o documento totalmente personalizado de que precisam em minutos. Tudo o que resta à sua empresa fazer é cobrar a taxa.

Como escolher um software de gestão e automatização de documentos

O trabalho jurídico começa e termina com documentos - é por isso que o software de gestão e automatização de documentos é um sistema tão importante. Mas com tantas opções por onde escolher, como selecionar a mais adequada para a sua empresa?

O software tem as funcionalidades de que a sua empresa necessita?

Utilize a lista de funcionalidades de automatização de documentos acima para o ajudar a determinar quais as funcionalidades de automatização que são essenciais. Conhecer os seus obstáculos facilitará a eliminação rápida de soluções que não são adequadas para a sua equipa.

Se está à procura de um sistema de gestão documental com automatização de documentos incorporada, também vai querer explorar as outras funcionalidades do DMS para garantir que oferece todas as capacidades de que necessita. Tenha em mente que uma plataforma baseada na nuvem oferecerá a maior flexibilidade no que diz respeito à facilidade de acesso, integrações de terceiros e muito mais.

O software está dentro do seu orçamento?

O custo do software de automatização de documentos pode variar entre ferramentas económicas com funcionalidades básicas e produtos de gama alta que oferecem um conjunto robusto de capacidades de automatização avançadas. Os preços também podem variar em função do número de utilizadores necessários, bem como da escolha de um produto autónomo ou de um produto que faça parte de uma plataforma de gestão de práticas ou de gestão de documentos.

Dependendo do número de processos, da estrutura de honorários e dos objectivos típicos da sua empresa, o ROI da automatização de documentos pode ser significativo para poupar tempo, replicar conhecimentos, melhorar o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal e atrair e reter os melhores talentos. Também deve ter estes aspectos em consideração durante o processo de seleção do software.

O software é adequado à sua pilha de tecnologia atual?

Quando se trata de automatização de documentos, pretende uma solução que se enquadre bem na sua pilha de tecnologia existente. Se optar por um produto autónomo, é absolutamente essencial ter uma forte ligação API às suas plataformas principais. Sem uma integração perfeita, continuarão a existir passos manuais no processo de transferência de documentos do software de automatização para o seu sistema de gestão documental.

Em alternativa, pode optar por uma solução de automatização de documentos integrada diretamente na sua plataforma de gestão de documentos. Com esta opção, os seus utilizadores podem criar fluxos de trabalho de montagem de documentos totalmente automatizados - desde a entrada até ao armazenamento - sem terem de aprender uma interface de utilizador totalmente nova.

O software é fácil de utilizar?

O software que é demasiado difícil de aprender muitas vezes não é utilizado - e o seu investimento vai por água abaixo. É por isso que se deve optar por uma solução sem código para a automatização de documentos. O software sem código dá aos advogados a flexibilidade de criar automatizações sofisticadas e personalizadas sem que tenham de aprender linguagens de programação complexas.

Já fez um teste de condução?

Não há melhor maneira de ter uma ideia de uma plataforma de software do que experimentá-la. Um test drive permite-lhe experimentar a interface do software, explorar as funcionalidades disponíveis e experimentar novos fluxos de trabalho. Certifique-se de que faz um test drive de qualquer software de gestão e/ou automatização de documentos que considere adotar para a sua empresa.

O software é seguro?

Qualquer software que utilize para criar ou armazenar documentos confidenciais tem de ser seguro. Antes de selecionar uma solução de software de gestão ou automatização de documentos, deve examinar minuciosamente as capacidades de segurança.

É de salientar que, em vez de gerir todas as necessidades de segurança internamente, muitas sociedades de advogados estão a confiar em fornecedores terceiros para apoiar a segurança e a conformidade. Ao selecionar um DMS com segurança robusta incorporada, as empresas obtêm certificações de conformidade de passagem, capacidades mais avançadas e actualizações de segurança mais rápidas.

Comece a automatizar os seus conhecimentos

Começar a utilizar a automatização de documentos pode parecer um pouco assustador, mas a verdade é que pode ser um fator de mudança absoluta para a sua empresa. Além disso, o facto de a sua experiência jurídica ser extremamente valiosa para os seus clientes não significa que tenha de ser extremamente trabalhosa para a sua equipa.

Com a automatização de documentos, pode prestar serviços jurídicos de alta qualidade em grande escala, reduzindo o peso das tarefas aborrecidas. De facto, automatizar toda essa experiência é uma verdadeira vitória para todos - os seus advogados, os seus clientes, a sua empresa como um todo.

(Todos, exceto os seus concorrentes).

Não é de surpreender que a automatização seja uma tendência em rápido crescimento no sector jurídico. E não há melhor altura do que o presente para tirar partido de todas as vantagens que a automatização de documentos tem para oferecer.

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