O sector jurídico está a enfrentar uma nova era de transformação, impulsionada pelos rápidos avanços da tecnologia digital. Na vanguarda desta mudança está a inteligência artificial (IA) generativa, que está a remodelar a forma como os escritórios de advogados revêem, analisam, resumem e redigem documentos jurídicos. À medida que a tecnologia de IA continua a evoluir, a sua aplicação em fluxos de trabalho de documentos jurídicos está a tornar-se cada vez mais indispensável. Embora as grandes sociedades de advogados com recursos substanciais possam parecer mais equipadas para adotar estas inovações, as sociedades de advogados de pequena e média dimensão também podem obter ganhos imediatos com a adoção da IA.

Responder às hesitações e aos desafios da IA enfrentados pelos escritórios de advogados de pequena e média dimensão

A adoção da tecnologia de IA pode ser encarada com uma mistura de hesitação e ceticismo. As empresas mais pequenas operam normalmente com orçamentos e recursos limitados, o que torna o investimento em tecnologia e ferramentas de IA uma perspetiva assustadora. Uma vez que a indústria jurídica está a adotar rapidamente a tecnologia de IA, é fundamental que as empresas mais pequenas não sejam deixadas para trás, pelo que iremos abordar a forma como um DMS melhorado com IA pode ultrapassar as causas mais comuns de preocupação e hesitação.

Complexidade técnica

• ‍Problema: A complexidade técnica das soluções de IA pode ser avassaladora para as empresas mais pequenas. Muitas destas empresas não têm os conhecimentos internos de TI necessários para integrar a tecnologia de IA sem problemas nos seus fluxos de trabalho existentes. Esta falta de apoio técnico pode levar a receios de perturbação e de tempo de inatividade durante o processo de implementação, desencorajando ainda mais as empresas de darem o salto para a IA.
• Solução: À medida que a tecnologia de IA se torna mais acessível e fácil de utilizar, as barreiras à entrada das empresas mais pequenas estão a diminuir gradualmente. Existem atualmente no mercado soluções de IA mais acessíveis, concebidas especificamente para as necessidades das sociedades de advogados mais pequenas. Estas ferramentas são frequentemente mais fáceis de implementar e incluem um suporte robusto, tornando a transição mais suave e menos intimidante.

Custo das soluções de IA

• ‍Problema: Existe a perceção de que as soluções de IA específicas para o sector jurídico são muito dispendiosas. Você pode se surpreender ao descobrir que as soluções de IA são mais acessíveis do que você pensa. Embora algumas ferramentas como pesquisa jurídica que requerem conhecimento especializado e acesso a dados proprietários caros possam ser caras, muitas das tarefas e fluxos de trabalho comuns relacionados a documentos jurídicos podem ser facilmente tratadas utilizando ferramentas de IA e automação que têm acesso ao conteúdo do seu documento e aplicam seu conhecimento combinado com IA generativa para construir soluções sob medida em um curto espaço de tempo que pode representar uma enorme economia de custos. ‍
• Solução: Para as empresas preocupadas com o custo da IA, é importante considerar as poupanças a longo prazo e os ganhos de eficiência. Embora o investimento inicial em IA para documentos jurídicos possa parecer muito alto, a automação de tarefas rotineiras e demoradas pode levar a economias significativas de custos ao longo do tempo. Isso é particularmente verdadeiro para tarefas como resumir ou analisar documentos jurídicos. As empresas podem reduzir drasticamente as horas gastas em trabalho manual e, em vez disso, pedir à IA para resumir documentos jurídicos numa questão de segundos. Isto não só melhora o tempo necessário para fazer avançar as coisas e obter respostas para os clientes, como também melhora a vida profissional das equipas jurídicas.

Perda do toque humano com a utilização da IA

• ‍Problema: Para além dos desafios financeiros e técnicos, existe também uma preocupação profunda com a potencial perda do toque humano na prática jurídica. As empresas menores geralmente se orgulham de oferecer serviços personalizados e focados no cliente. A ideia de confiar na IA para escrever documentos jurídicos ou analisar documentos pode parecer contrária à abordagem prática pela qual essas empresas são conhecidas. ‍
• Solução: Os desenvolvimentos na tecnologia de consumo significam que as expectativas dos clientes mudam frequentemente mais rapidamente do que as empresas conseguem acompanhar. A IA está a aparecer em todo o lado, desde os navegadores da Internet à Amazon. Felizmente, um DMS melhorado por IA pode ser implementado de forma a complementar o serviço personalizado pelo qual as pequenas e médias empresas são conhecidas, melhorando simultaneamente o serviço que os clientes recebem.
  
  Em vez de substituir o toque humano, a IA pode aumentá-lo - proporcionando aos advogados mais tempo e recursos para se dedicarem às interações com os clientes e à estratégia dos casos, bem como novas formas de servir os clientes. Por exemplo, a IA para redigir documentos jurídicos pode tratar dos aspectos repetitivos da redação, permitindo que os advogados se concentrem em adaptar os documentos às necessidades específicas dos seus clientes. Pode até ser possível digitalizar e suavizar fluxos de trabalho em papel ou fornecer soluções de auto-atendimento para os clientes carregarem dados ou fornecerem informações críticas.

Qualidade do trabalho

• ‍Problema: Os advogados e assistentes jurídicos podem recear que a IA possa comprometer a qualidade do seu trabalho, especialmente quando lidam com questões jurídicas complexas que exigem uma compreensão e um julgamento matizados.
• Solução: A tecnologia de IA tem o potencial de reduzir a tediosa carga de trabalho baseada em documentos dos profissionais do sector jurídico, permitindo-lhes concentrar-se em tarefas mais estratégicas e de elevado valor. Por exemplo, as empresas podem utilizar a IA para analisar com rapidez e precisão grandes volumes de documentos, identificando e extraindo informações relevantes que, de outra forma, poderiam ser ignoradas por olhos humanos exaustos. Isto acelera os fluxos de trabalho, proporciona maior consistência e reduz o risco de erro humano, proporcionando paz de espírito aos advogados preocupados em manter padrões elevados. Além disso, significa que algumas tarefas tradicionalmente executadas por advogados podem ser realizadas por outros membros da equipa.

Confiar na IA

• ‍Problema: Há a questão da confiança. O setor jurídico é tradicionalmente mais cauteloso e avesso ao risco do que alguns setores, porque as apostas são frequentemente altas em questões jurídicas. O receio de que a IA possa perder detalhes críticos na revisão de um documento jurídico ou cometer erros na pesquisa jurídica é uma barreira significativa à adoção. Essa hesitação é agravada por preocupações com a segurança dos dados, com muitas empresas inseguras se os sistemas de IA podem proteger adequadamente as informações confidenciais do cliente.
• Solução: Ao utilizar documentos armazenados de forma segura no DMS, muitas preocupações de segurança são aliviadas. Nada está a ser transferido ou carregado para outro sistema e a NetDocuments não só garantiu que as entradas e saídas não são retidas pelo Microsoft Azure OpenAI (o nosso grande fornecedor de modelos linguísticos). Também tomámos a medida adicional de garantir que não serão efectuadas revisões de conteúdo sensíveis a humanos e máquinas, devido à natureza delicada de muitos dos dados que os escritórios de advogados tratam. Tendo trabalhado com escritórios de advogados durante décadas, sabíamos que isto seria importante para proteger a confidencialidade do cliente.
  
  Outra solução para o fator de confiança com a IA é a forma como a IA é aproveitada no DMS. Ao utilizar a experiência contida nos seus documentos para fundamentar as respostas, muitos dos problemas comuns com alucinações são eliminados. Dito isto, defendemos sempre a necessidade de manter o ser humano no circuito de qualquer solução de IA para garantir a supervisão.

Apesar destas preocupações, os sistemas de gestão documental (DMS) com IA oferecem soluções que podem ajudar as sociedades de advogados mais pequenas a ultrapassar as suas hesitações. Ao simplificar o tratamento dos processos, a IA pode efetivamente melhorar, em vez de diminuir, a qualidade dos serviços prestados por estas empresas.

Adotar a tecnologia inteligente para impulsionar a prestação de serviços e aumentar a satisfação dos clientes

Na atual era digital, é fundamental tirar partido da tecnologia para melhorar a prestação de serviços. Este estudo de caso mostra como a Common Ground Condo Law, um pequeno escritório de advogados virtual, aproveitou as capacidades de automatização e IA da NetDocuments para fornecer serviços jurídicos eficientes, económicos e atempados.

"Conseguimos ver-nos a encontrar formas de utilizar as capacidades da NetDocuments para nos ajudar a crescer mais rapidamente."

Chris Jaglowitz, Diretor e Fundador, Common Ground Condo Law

Leia a sua história e descubra como a empresa o fez:

• Estabeleceu uma base tecnológica preparada para o futuro que apoia os seus esforços para desenvolver e expandir o seu negócio através da integração do NetDocuments e do Clio.
• Automatizou tarefas tediosas e repetitivas e libertou tempo e conhecimentos que podem ser gastos em trabalho jurídico mais estratégico.
• Aumento da produtividade e redução do tempo necessário para redigir algo como um novo contrato.

Leia o estudo de caso agora >

Em conclusão, embora a adoção da IA no sector jurídico apresente desafios para os escritórios de advogados de pequena e média dimensão, os benefícios podem ultrapassar largamente os obstáculos iniciais. Um DMS com IA pode revolucionar a forma como as empresas tratam os casos, aplicam precedentes e manuais e gerem análises complexas de documentos, ajudando-as a manterem-se competitivas num mundo cada vez mais digital. 

Ao abordar as preocupações relacionadas com o custo, a complexidade e a qualidade, as empresas mais pequenas podem aproveitar o poder da IA para melhorar os seus serviços e servir melhor os seus clientes. Adotar a IA não é apenas acompanhar os concorrentes maiores; é garantir um futuro sustentável e inovador no sector jurídico.

Descubra o seu próximo fator de diferenciação: Descarregue este guia para saber porque é que ter um DMS com IA e automação integradas é crucial para a produtividade e qualidade de vida dos colaboradores, uma vez que as empresas procuram atrair e reter os melhores talentos.

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